文章の書き方10のポイント！ビジネスシーンで使える例文も紹介

ビジネスでは、メール、報告書、提案書など、さまざまな場面で文章が活用されています。

適切な文章の書き方を知らないと、情報が正しく伝わらず、誤解やトラブルが発生し信頼を失うかもしれません。

的確に情報を伝達するためには、基本的な文章の書き方や技術を理解することが重要です。

 

【基本】これだけは押さえたい！文章の書き方10のポイント

文章を書く主な目的は、情報を明確かつ効率的に伝えることです。

ビジネスシーンでは、端的に情報を伝えることが重視されます。

必ずしも独創的な文章や長文の説明は必要ありません。

ビジネスでの文章の書き方には、いくつかのコツがあります。

基本の10点を押さえれば、読みやすく伝わりやすい文章になるでしょう。

 

1．結論を先に書く

企画書や提案書では、相手に伝えたい結論から示すことが基本です。

「理由 → 結論」ではなく「結論 → 理由」の順番で書くことを意識しましょう。

結論を最初に示すことで、読者は文章の主旨を迅速に把握できます。

また、文章の冒頭に結論があることで、ななめ読みや拾い読みをしやすくなります。

特にビジネスシーンでは、読者が必要な部分だけを素早く見つけられるようにすることが重要です。

「結論→理由」の順で書く習慣を身につけましょう。

 

2．主語と述語を近づける

主語と述語が離れていると文章の意味が曖昧になりやすく、読み手に正しく情報が伝わりません。

主語と述語以外の要素は、まとめて冒頭に置くか、別の文に分けるとよいでしょう。

主語と述語が対応しているかどうかも確認が必要です。

主語と述語がかみ合っていないと、何度も文章を読み直したり、違和感だけが残り情報が伝わらなかったりします。

文章を書き終えたら、声に出して読み直すとよいでしょう。

 

3．一文を短く簡潔にする

長い文章は読みづらさを感じさせるだけでなく、読み手の理解を妨げるおそれがあります。

文章を追うことに気を取られ、内容が頭に入ってこない状態になりかねません。

「～ですが」「～なので」を使って文章を長くするよりも、一文を短くして言い切ったほうが読みやすくなり、内容を理解しやすくなります。

 

4．あいまいな表現を避ける

あいまいな表現を使うと、説得力に欠けた文章になります。

ビジネスシーンでは、正確性や明確さが伝わる文章を書くことが重要です。

「はるかに早く作業が進む」→「通常よりも20～30分ほど早く作業が進む」のように、抽象的な「はるかに」を具体的な「20～30分」にすることで、説得力が増します。

抽象的な言葉や「～と思われます」「～など」のあいまいな表現を避け、具体的な例を挙げながら言い切るように心がけましょう。

 

5．同じ語句を使いすぎない

同じ語句や表現を使った文章は、相手に稚拙な印象を与えます。

特に気を付けたいのが、「の」の多用です。

一文の中で何度も「の」を繰り返すとリズム感が悪くなり、スムーズに読み進めることができません。

他の言葉に言い換えたり、文章を分けたりすることで、テンポよく読める文章になるでしょう。

 

6．不要な接続詞を削る

「そして」「また」「および」「なぜなら」などの接続詞を多用した文章は、区切りがなくダラダラとした印象を与えます。

接続詞がなくても意味が伝わる場合、なるべく削るようにしましょう。

商品のメリットや特徴などを複数挙げる場合、「また」「および」でつなげるよりも、箇条書きにしたほうが見やすくなるでしょう。

 

7．不要な修飾語を削る

修飾語は、対象を具体的に説明するために使われます。

簡潔に結論を伝えるビジネスの文章では、修飾語をなるべく少なくするのが基本です。

また、修飾語が主観的な意見や感情を反映することもあるため、客観性が必要なビジネスの文章では多用しないほうがよいでしょう。

 

8．専門用語に説明を添える

相手が理解できない専門用語を多用すると、文章の内容が理解されず、誤解や混乱につながるおそれがあります。

相手は「読者のことを考えていない」と思い、不信感を抱くことも考えられます。

専門用語を使用する場合、必要に応じて注釈や説明を入れましょう。

専門用語の後ろに（かっこ）を付けて説明したり、文章のあとに用語の説明を入れたりします。

 

9．指示語を避ける

「これ」「その」「あの」などの指示語は、具体的な言葉に置き換えたり、不要な場合は削除したりします。

相手が必ずしも最初から最後まで文章を読むとは限りません。

「あの」が何を指しているのかを理解するため、文章の読み直しが必要になることもあります。

書き手の都合ではなく、読み手の立場に立って文章を書くようにしましょう。

 

10.読点を打って読みやすくする

読点には、文章の意味を正しく伝える役割と、文章を読みやすくする役割があります。

読点が少ないと、文の内容が不明瞭になり、読者が正確に意味を理解するのが難しくなります。

一方、読点を多用すると、文章が細切れになり、冗長な印象を与えます。

読者は文の流れを追いにくくなり、全体的に散漫な感じを受けるでしょう。

読点を入れる場所がわからない方は、文章を声に出して読んでみて、息継ぎをする場所に入れるのも1つの方法です。

 

【応用】ビジネスシーンで活用！文章の書き方5つのコツ

ビジネスの文章で活用したい、5つのコツを紹介します。企画書や報告書、メールなど、幅広い場面で応用できます。

 

1．箇条書きを使う

箇条書きを使うメリットは、次のとおりです。

• 情報が整理される
• ポイントを強調できる
• 読みやすさ、見やすさがアップする

箇条書きを使うと、情報をすっきりと明確に示すことができます。

箇条書きは、メリットや特長、タスク、プロセスなどを挙げる際に使用するとよいでしょう。

 

2．ひらがな・カタカナ・漢字のバランスを考える

漢字やひらがな、カタカナを連続して使用すると、読みにくい文章になります。

漢字が連続する場合、次の方法を取り入れるのがおすすめです。

• ひらがなに変換する
• 読点を入れる
• 「」や／などの希望を入れる

 

例えば、

• 是非御賞味下さい→ぜひご賞味ください
• パーク内でのサイクリングは禁止です→園内でのサイクリングは禁止です
• 当店特製醤油使用の期間限定定食→当店オリジナルの醤油を使用した「期間限定」定食

 

漢字が連続した文章は硬い印象、ひらがなが連続した文章は稚拙な印象を与えます。

「カタカナは読みにくい」と考える方も少なくありません。ビジネス用語としてカタカナを使用する場合、他の言葉への置き換えを考えましょう。

 

3．同じ文末を繰り返さない

同じ文末が連続した文章は、稚拙な印象になります。文章のリズム感が単調になり、読み手は退屈さを感じるでしょう。

「です」「ます」や、「しました」「でした」などの同じ文末が3回以上続かないように注意しましょう。

気を付けていても文末を繰り返してしまうことがあります。声に出して読んでみると文末の繰り返しに気付けるでしょう。

 

4．修飾語と被修飾語を近づける

修飾語は、修飾する言葉（被修飾語）の近くに置きます。

修飾語と被修飾語が離れていると、読みにくさを感じるだけではなく、誤った意味で伝わるおそれがあります。

 

例えば、

当マンションの防犯システムは、24時間、電話とメールでご利用いただけるサービスです。

↓

当マンションの防犯システムは、電話とメールで24時間ご利用いただけるサービスです。

 

私はプレゼン発表に向けて、毎日先輩がしていた発声練習を繰り返した。

↓

私はプレゼン発表に向けて、先輩がしていた発声方法を毎日繰り返した。

 

修飾語がなくても意味が通じる場合は、思い切って削除することで読みやすい文章になります。

 

5．一文一義になっているかを確認する

一文に書く主題は、一つに絞ります。内容を詰め込んだ文章は、接続詞の多用や主語と述語の不一致が起こりやすくなります。

読みにくく、内容が伝わらない文章になるため、注意が必要です。

「一文一義」の原則を守ることで、文章が整理され、読み手に伝わりやすくなります。

 

読みやすく理解しやすい文章の書き方を覚えよう

ビジネスシーンでは、簡潔で結論がわかりやすい文章を書くことが重要です。

文章の基本的なルールに従ってシンプルに書くことで、読みやすく理解しやすい文章になります。

また、具体的な数字や箇条書きを入れることで、文章に説得力が増します。

伝わる文章の書き方を理解し、ビジネスにおいて信頼と成果を築いていきましょう。