VLOOKUPで作業効率化｜基本と実践テクニック

2024.09.02

VLOOKUPとは

VLOOKUPは「Vertical(垂直)」と「LOOK UP(調べる)」を組み合わせた関数名です。

MicrosoftエクセルやGoogleスプレッドシート上で、特定の値に対応する答えをデータベースから自動で出力できます。

例えば社員番号を入力して、名前や部署名を自動表示するといった使い方ができます。

VLOOKUPを使うためのルール

ビジネスシーンでよく用いられるVLOOKUP関数ですが、自分で実際に作ったことはない方もいるのではないでしょうか。

VLOOKUPは表計算ソフトの中でもよく使う便利な関数なので、ぜひこの機会にマスターしましょう。

VLOOKUP関数は最低限のルールさえ覚えれば、誰でも簡単に使いこなせるようになります。

最低限必要なルールは以下の通りです。

VLOOKUP関数の構造を理解する

初めにVLOOKUP関数を完成させるために必要な4つの箱の意味を理解しましょう。

1つ目の箱：【検索値】何を

2つ目の箱：【検索範囲】どのデータベースから

3つ目の箱：【列番号】どんな種類のデータを

4つ目の箱：【検索方法】どんな方法で

1つ目の箱【検索値】は「複合参照」を使う

VLOOKUP関数の1つ目の箱は検索したいセルを選択する場所です。

セルを選択する際は列の複合参照を使用しましょう。

複合参照とは絶対参照と相対参照の中間参照で、列または行だけを固定(絶対参照)する方法です。

複合参照はセルを選択後、F4キーを押します。

2つ目の箱【検索範囲】は「絶対列参照」を使う

VLOOUP関数の2つ目の箱はデータベースの検索範囲を指定する場所です。

検索範囲はデータベースの範囲だけ参照するのではなく、列をまるごと絶対参照にしましょう。

データベースの範囲だけ参照した場合、データベースの追加に対応できないためです。

絶対列参照はデータベースを含む列を選択後、F4キーを押します。

3つ目の箱【列番号】は数字を直接入力する

VLOOUP関数の3つ目の箱はデータベースから抽出したい値の列番号を指定する場所です。

列番号は抽出したい列番号（2以上の数字）を直接入力しましょう。

(列番号1は抽出データではなく、検索値の照合に使うため列です)

4つ目の箱【検索方法】は”0”または”FALSE”を使う

VLOOKUP関数の4つ目の箱「検索方法」には完全一致と近似値一致がありますが、完全一致を選択しましょう。

完全一致は、”0”または”FALSE”と入力します。

近似値一致を選択してはいけない理由は、近似解という意図しない結果が返ってくることがあるためです。

VLOOKUPの使い方

サンプルをもとにVLOOKUPの具体的な使い方を解説していきます。

VLOOKUP関数は以下の手順で使います。

データベースを準備する。
入力表を準備する。
VLOOKUP関数を入力する。

名前：「=VLOOKUP($B5,$G:$J,2,0)」と入力
部署：「=VLOOKUP($B5,$G:$J,3,0)」と入力
役職：「=VLOOKUP($B5,$G:$J,4,0)」と入力
※「B5」ではなく「$B5」と複合参照、「G:J」ではなく「$G:$J」と列を絶対参照にする点がポイントです。
検索値を入力する。
社員番号を入力すると「名前」「部署」「役職」の欄が自動的に出力されます。
数式をコピーする
「4.検索値を入力する」で作成した数式を下にコピーすれば、入力表のデータを追加できます。

VLOOKUPでエラーが出たときの対処法

VLOOKUP関数を使うとエラーが発生することがあります。

エラーの種類は多くの場合「#N/A」「#REF!」「#NAME?」と表示されるものです。

これらはVLOOKUP使用時のルールが守られていない、単純な記述ミスが主な原因なので、エラー発生時の対処法を覚えておきましょう。

「#N/A」の対処法

「#N/A」エラーは検索値が検索範囲内に見つからない場合に発生します。

このエラーを解決するためには、以下の点を確認しましょう。

検索値が正しいか

1つ目の箱【検索値】に誤字脱字、スペルミスや余分なスペースが含まれていないか確認しましょう。

検索範囲が正しいか

2つ目の箱【検索範囲】の1列目が検索列になっているか確認しましょう。

検索方法が正しいか

4つ目の箱【検索方法】が”0”または”FALSE”になっているか確認しましょう。

「#REF!」の対処法

「#REF!」エラーは指定した列番号が、検索範囲に見つからない場合に発生します。

このエラーを解決するためには、以下の点を確認しましょう。

検索範囲が正しいか

2つ目の箱【検索範囲】の参照先が正しいか、列参照になっているか確認しましょう。

列番号が正しいか

3つ目の箱【列番号】が検索範囲内にあるか確認しましょう。

「#NAME?」の対処法

「#NAME?」エラーは数式の記述が間違っている場合に発生します。

このエラーを解決するためには、以下の点を確認しましょう。

数式が正しいか

VLOOKUPのスペルや、カンマ、括弧など構文に誤りがないか確認しましょう。

VLOOKUPをさらに使いこなす

その1｜VLOOKUPで複数条件を指定する方法

VLOOKUPは通常1つの検索値に基づいて検索しますが、複数の検索値を指定することが可能です。

1つの検索値の例：社員番号と社員情報など1対1の情報
複数の検索値の例：部署＋役職=給与など複数条件で決まる情報

複数条件でVLOOKUPを使用する場合は以下の手順で行います。

A列に検索値A(部署)、B列に検索値B(役職)をそれぞれ入力し、C列に検索値AとBを複合した列(=A&Bと入力)を作成する。
検索値および検索範囲(データベース)ともにC列を検索値/検索範囲に指定する。

その2｜XLOOKUPの使い方

XLOOKUPは「cross=X（交差)」と「LOOK UP(調べる)」を組み合わせた関数名です。

XLOOKUP関数はVLOOKUP関数よりも直感的に扱えるため、VLOOKUPの上位互換と言えるでしょう。

1つ目の箱：【検索値】何を

2つ目の箱：【検索範囲】どのデータベースから

3つ目の箱：【列番号】どんな種類のデータを

今回のサンプル例をXLOOKUPで実行する場合は以下のようになります。

名前：「=XLOOKUP($B5,$G:$G,H:H)」と入力

部署：「=XLOOKUP($B5,$G:$G,I:I)」と入力

役職：「=XLOOKUP($B5,$G:$G,J:J)」と入力

XLOOKUP関数のデメリットは以下の2つです。

互換性の問題
XLOOKUPは新しい関数のため、Microsoftエクセル2021以上またはGoogleスプレッドシート)でしか利用できません。
古いバージョンのエクセルを使用しているユーザーとの互換性に注意が必要です。
パフォーマンスの低下
XLOOKUP関数はVLOOKUP関数よりもデータの参照工数が多くなるため、大量のデータを扱う場合はパフォーマンスが低下する(ファイルが重たくなる、遅くなる)可能性があります。