Microsoft Listsの基本を学ぶ：初心者向けガイド

2024.08.09

Microsoft Listsとは

Microsoft Listsは、Microsoft 365のアプリケーションの一つで、タスクの整理や追跡、チームとの共同作業を管理するツールです。データベースのリストが簡単に作成でき、さまざまなテンプレートを利用して、プロジェクトの管理、情報共有、イベントの計画などを行うことができます。また、Microsoft Teamsと統合されており、チームメンバーとのリアルタイムでのコミュニケーションと共同作業が可能です。

Microsoft 365内での位置付け

Microsoft Listsは、Microsoft 365のアプリケーションの一つでMicrosoftの他のアプリケーションとの高い互換性があります。たとえば、Power AutomateやPower Appsと連携することで、リストから直接ワークフローを自動化したり、カスタムフォームを作成することが可能です。また、Excelとの互換性も高く、既存のExcelデータをListsにインポートして利用することができ、りExcelユーザーにとっても非常に使いやすいプラットフォームとなっています。

Microsoft Listsと他製品との違い

SharePointリストとの違い

ユーザーフレンドリー：SharePointリストの機能をベースにしながら、より直感的で使いやすいインターフェースを採用
拡張機能：タスク管理、プロジェクトの進捗管理など、使用頻度の高いリスト操作が容易
統合性：SharePointの全てのリストがMicrosoft Listsで利用可能、OneDriveやTeamsとの連携も強化

Excelとの違い

リアルタイム共同作業：複数ユーザーとのリアルタイムでの共同作業に適している
データの可視化：Excelが個別のデータ分析に適しているのに対し、Microsoft Listsは複数のプロジェクトやタスクの一覧を視覚的に管理しやすく設計されている
データのインポート：Excelからのデータを簡単にインポートし、リストとして活用することが可能

Microsoft Teamsとの連携方法

直接的なリスト操作：リストの作成、編集、共有が可能であり、プロジェクトの進捗状況をチーム全体でリアルタイムに共有できる
統合的なタスク管理：会議やチャット中にもリストを活用し、タスクやプロジェクトの管理を効率化できる
チャネルごとのリスト管理：Teamsの各チャネルに応じたリストを設定し、部門やプロジェクトごとに情報を整理できる

Microsoft Listsを使うメリット

チームでの共有と共同編集の簡易化

リアルタイムで情報を更新し、チーム全体と共有できるため、プロジェクトの進行状況を迅速に把握し対応できます。これにより、チームの一体感と生産性の向上が見込まれます。

テンプレートからの迅速なリスト作成

さまざまなテンプレートを用途に応じて選ぶことができるため新しいリストをすばやく作成することが可能です。テンプレートはカスタマイズも可能で、業務に合わせて調整できます。

視覚的なカスタマイズと情報の整理

視覚的なカスタマイズ機能により、リストを直感的に管理できます。リストをグリッド、カレンダー、ギャラリービューなど、目的に応じた形式で表示でき、情報を効果的に整理し管理できます。これにより、情報の把握が容易になり、より効率的な意思決定ができます。

Microsoft Listsの主な機能

リストの作成と管理

テンプレート利用：テンプレートを利用して新しいリストを素早く作成。一貫性があり効率的なリスト管理ができる。
リスト複製：既存のリストを複製して新しいリストを作成する機能がある。設定やフォーマットも継承可能。

カスタムビューとフィルタリング

カスタマイズ：カレンダービュー、グリッドビュー、ギャラリービューなど、多様な選択肢から、ニーズに合わせたカスタマイズができる。
データフィルタリング：フィルター機能を使って、必要な情報を素早く見つけ出すことが可能。

ドラッグ＆ドロップによる画像の追加

画像の直接挿入：リストに関連する画像や文書を直接ドラッグ＆ドロップで追加することができる。

リアルタイムでの共同作業者の表示

リアルタイム共同作業：リストに取り組んでいる他のメンバーがリアルタイムで表示されるため、効果的なコラボレーションが可能。

Microsoft Listsの活用シーン

タスク管理と進行状況の追跡

Microsoft Listsは、タスクの割り当て、期限の設定、進行状況の追跡を行うために最適なツールです。チームでの作業を管理する際には、タスクに対するステータス更新や優先順位の設定をリアルタイムで行うことが可能です。さらに、特定のタスクに対する通知を設定することで、重要なアップデートを逃さずに済みます。

イベントのスケジューリングとフィードバックの収集

イベントの計画と管理においてもMicrosoft Listsは有効です。たとえば、イベントの日程、参加者、場所、発表者などの情報をリスト化し、カレンダービューで一覧表示できます。また、イベント後のフィードバックをリストを通じて収集し、次回の改善点に生かすことも可能です。

内部および外部ユーザー向けのフォームの管理

Microsoft Listsでは、内部および外部のユーザー向けにカスタマイズされたフォームを作成し、情報収集を行うことができます。たとえば、顧客からの情報を収集するためのフォームを作成し、回答をリストに自動的に追加できます。また、Microsoft TeamsやSharePointと統合することで、フォームをより広範囲にわたって活用することが可能です。

Microsoft Listsの料金プラン

Microsoft Listsは、Microsoft 365のサブスクリプションプランの一部として提供されており、ビジネス向けにさまざまなプランが用意されています。

プラン名称	料金（年間契約）	特徴
Microsoft 365 Business Basic	899円/ユーザー/月	クラウドサービス利用ビジネス向けの基本機能を提供
Microsoft 365 Business Standard	1,874円/ユーザー/月	Officeアプリを全て利用可能ビジネス向けの拡張機能
Microsoft 365 Business Premium	3,298円/ユーザー/月	高度なセキュリティ機能デバイス管理機能
Microsoft 365 Apps for Business	1,236円/ユーザー/月	主要Officeアプリと1TBのクラウドストレージ