Power Automateで変わるビジネス環境とは？

2024.07.24

Power Automateとは何か？

Microsoft Power Automateは、定型業務や大量のデータを扱う業務を自動化し、ビジネスにおける業務を効率化するクラウドベースのサービスです。Microsoft Power Automateは、ユーザーが日々の作業を簡単に自動化できるように設計されており、特にデータ収集、ファイルの同期、通知の送信などの作業を効率的に処理できます。また、Microsoft 365との親和性が高く、TeamsやOutlook、SharePointといったアプリケーションとシームレスに連携することができます。

Power Automateは、RPA（ロボティックプロセスオートメーション）と呼ばれる技術を使用しており、従来は人が行っていた操作を自動化することが可能です。さらに、AI技術を活用した機能が追加され、自然言語で作業を指示するだけで自動化フローを作成・改善できます。

Power Automate Desktopとの違い

Power Automateには、主に2つの自動化機能があります。1つはクラウドフロー版で、主にクラウドベースで動作するサービスや業務の自動化が可能です。一般的に「Power Automate」とは、このクラウドフロー版を指す言葉であり、Power Automate Desktopとは区別されています。

一方、Power Automate Desktopは、主にユーザーのデスクトップ上で動作するアプリケーションを自動化するのに適しています。

両者の最大の違いは、実行環境と対象となるアプリケーションの種類です。クラウドフローは広範囲にわたるアプリケーションに対応しており、オンラインでのデータ処理や通信が主な用途です。一方で、デスクトップフローは個々のPC上での作業を自動化することに特化しており、オフライン作業も可能です。

Power Automateのメリット

引用：公式HP

繰り返し作業の効率化と改善

Power Automateを使用する最大のメリットの1つは、繰り返し行われる作業の自動化による効率化です。例えば、メルマガの配信、インボイス処理、データ収集など、多岐にわたる業務が自動化できます。

自動化による人的ミスの削減

自動化により、データ入力の誤りや処理遅延といった人的ミスを大幅に削減できます。Power Automateは、一貫性を保ちながらデータの精度を高めることができ、さまざまなプロセスに応用可能です。

生産性の向上

Power Automateを導入することで、組織全体の生産性が向上します。自動化により時間が節約されるだけでなく、従業員がより創造的な業務や価値の高いタスクに時間を割くことが可能になります。

Power Automateにできないこと

Power Automateは業務の自動化には向いていますが、以下のような業務には適していません。

人間の判断が必要な業務

複雑な意思決定：顧客の特異な要望への対応、戦略的なビジネス判断など
創造的なタスク：マーケティングコンテンツの作成、新しいアイデアの創出など

頻繁に変更があるタスク

環境の変化による頻繁なプロセス変更がある業務
追加の手間が頻繁に発生する可能性がある業務

非デジタルタスク

物理的な文書の整理や分類
オフラインでの活動全般

これらの制約や特性を理解し、自動化の可能性を正確に見極めることが、Power Automateを効果的に活用する鍵となるでしょう。

Power Automateを使用した実践例

引用：公式HP

自動応答とデータ処理

顧客からの問い合わせに対する自動応答システムを構築できます。例えば、Microsoft Formsで受け取った問い合わせに基づいて自動的に承認プロセスを開始し、関連する部署に通知を送信するフローを構築できます。これにより、リアルタイムでの対応が可能になり、顧客サービスの向上に貢献します。

定型メールの自動送信

特定の条件を満たすイベントが発生した際に、定型メールを自動送信するシステムが構築できます。例えば、SharePointリストに新しいアイテムが追加されたときに、プロジェクトチームに通知メールを送ることが可能です。これにより、チームメンバーは常に最新の情報を入手でき、プロジェクトの進行状況を効果的に管理できます。

システムからのエクスポート・インポートを自動化

企業内のさまざまなシステム間でデータを自動的に転送・同期することが可能です。例として、販売データを自動的にCRMシステムに転送し、在庫管理システムと同期させる方法があります。これにより、データの一貫性が保たれ、エラーリスクを減らしながら作業効率を向上できます。

Power Automateの注意点とリスク

機能やパフォーマンスに制限がある

Power Automateには、以下のような制限があります。

実行時間と保持期間の制限：フローは最長で30日間実行および保持される。
エラーが発生したフロー：14日間エラーが続くフローは自動的に停止する。
リクエスト数と同時呼び出し数の上限：プランによって異なるが、特定のリクエスト数や同時呼び出し数には制限が設けられている。

・参考リンク：Microsoft公式

フロー作成者と現場担当者とのコミュニケーション

フローを作成する際に、フローを作成する担当者と実際の現場スタッフがしっかりコミュニケーションを取ることは、業務を効率よく進めるうえで不可欠です。

ニーズに合わないフロー設計：現場の実際のニーズに合わないフロー設計が問題を引き起こすことがある。
定期的なレビューとフィードバック：フローの効果を最大化するために、定期的なレビューと現場からのフィードバックが必要。

これらのリスクと制限を適切に管理することで、Power Automateを安全かつ効果的に活用し、業務の自動化と効率化を進めることができます。

プランと価格情報

Power Automateのにはさまざまなプランがあり、それぞれ異なる機能と価格が設定されています。

プラン名	特徴	価格
Power Automate Premium	アテンド型モードでの制限なしの使用が可能 50 MBのストレージを提供。 5,000クレジットが含まれており、AI機能の利用が可能。	￥2,248/ユーザー/月
Power Automate Process	単一の “自動化” ボットを使用して非アテンド型で実行可能。組織内の無制限のユーザーがアクセスできるライセンス。 50 MB のデータベース容量と200 MB のファイル容量が含まれる。	￥22,488/ボット/月
従量課金制	使用したリソースに応じて料金が発生。 APIコール数や特定の自動化タスクに基づく課金。	使用状況に依存