TO／CC／BCCの使い分けとは？トラブルを回避してビジネスメールをスムーズに送ろう

ビジネスメールでは、TO、CC、BCCの使い分けが求められます。

設定を間違えたり各機能を理解していなかったりすると、メールの誤送信や情報漏洩などのトラブルが生じるおそれがあります。こうしたミスは、送信者本人だけでなく、受信者や会社全体に影響を及ぼすことがあり、信頼を失う原因にもなります。

TO／CC／BCCの違い

TO（宛先）	メールの主たる送信先。 受信者は返信や対応が必要
CC（カーボン・コピー）	メール内容を共有。 返信や対応は基本的に不要
BCC（ブラインド・カーボン・コピー）	アドレスを伏せて、メール内容を共有。 返信や対応は不要

 

ビジネスメールを送信する際、基本的には「TO」にメインの送信先を設定しますが、業務によっては「CC」や「BCC」も活用します。

特に気をつけて使用したいのが、CCとBCCです。それぞれの意味と違いを知り、正しく使いこなしましょう。

 

TO：アクションが必要な相手

「TO」には、メール内容に返信や対応をしてほしい相手を設定します。TOに指定された受信者は、主にアクションが求められる対象です。

例えば、上司に企画書を送る際、TOにはその上司のアドレスを設定します。もし他のメンバーにも内容を知らせたい場合は、TOやCCを活用します。

ただし、TOに多数のアドレスを設定しすぎないように注意が必要です。誰が対応すべきかが曖昧になるため、受信者が混乱するかもしれません。TOに複数のアドレスを設定する場合、本文で「誰が何をするべきか」を明確に伝えましょう。

 

CC：メールの内容を知っておいてほしい相手

「CC」は、メール内容の共有のみで、特にアクションを求めない相手のアドレスを入れます。CCで受信した方は、原則として返信や対応は求められていません。

例えば、次のシーンでCCを使用します。

• 企画書を送る場合：TOにプロジェクトの担当者、CCにその進捗を見守る必要がある別部署のメンバーを追加

• 議事録の音声を送る場合：TOに議事録を作成する担当者、CCに関連する部署のマネージャーを追加

どちらもTOで受信した方が返信や対応を行います。CCの方にも返信してほしい場合、メールの本文に返信が必要であることを記載しましょう。

また、社内での情報共有にCCを多用するケースがあります。CCのメールを多数受診すると、重要なメールを見落とすことがあるため注意が必要です。

 

BCC：受信者同士のアドレスを伏せてメールを共有</h3>

BCCは、CCと同様にメール内容を共有する時に使用します。BCCに設定されたアドレスは、他の受信者には表示されません。これにより、プライバシーを保ちながらメールを送ることができます。

BCCは、次のようなメールを送信する際に便利です。

• 顧客へのメールマガジン
• 取引先へのイベント案内
• 新商品のニュースリリース
• 取引先へ送るメール内容を、自社メンバーに情報共有

BCCは情報共有のほか、大量のメールを送る際にも使用されます。

 

CCで送る際の宛名

※返信・対応するのは、基本的にTOのみ

TO：自社のプロジェクト担当者

CC：自社のプロジェクト協力部署の担当者

 

本文には、TOの宛名の下に「CC：〇〇〇〇様」と書きます。TOとCCの宛名を書くことで、TOでメールを受け取った方はCCの方とメール内容を共有していることがわかり、CCで受信した方はメール内容の共有のために送られたのだとわかります。

TOとCCの方が、お互いに「誰がメール内容を把握しているのか」を知ることが重要です。TOでメールを受け取った方が返信する際、CCの方にも返信メールを共有するケースがあります。

一方、メールの内容によっては、CCの方には返信内容を伏せることもあります。CCが設定されていることに気づかなかった場合、不適切な返信をCCの方に送ってしまうこともあるため注意が必要です。

 

 

 

 

BCCで送る際の宛名

※返信・対応するのは、基本的にTOのみ

TO：取引先のプロジェクト担当者

CC：取引先のプロジェクト協力部署の担当者

BCC：自社の担当者

 

本文の宛名は、TOとCCの方の名前のみを記載します。その理由は、BCCはメールアドレスを隠すだけではなく、メールを共有していること自体を隠したい時に使用するからです。

宛名に間違ってBCCの方の名前や「皆様」と書いてしまうと、メール内容を共有していることが知られてしまうため注意しましょう。

 

 

 

 

CC、BCCでよくあるトラブル

CCとBCCの使い方を誤ると、思わぬトラブルが起きたり相手に迷惑をかけたりするおそれがあります。トラブルを避けるために、不用意にCCやBCCを使用しないことも重要です。

 

アドレスの設定ミスによる情報漏洩

BCCに設定するつもりが、CCにアドレスを入れてしまうミスがあります。例えば、BCCで●さんにメールを送るつもりがCCに入れてしまった場合、TOとCCで受信した方に●さんのアドレスが表示されてしまいます。お互いに面識がなければ、●さんのアドレスを勝手に2人に教えてしまうことになるのです。

また、メール共有の必要がない方をCCやBCCに入れてしまい、個人情報や機密情報を漏洩してしまうトラブルもあります。CCやBCCを使用する場合、必ずアドレスを確認してから送りましょう。

 

サーバー負荷による送信遅延

CCやBCCに多数のアドレスを設定すると、メールサーバーに負荷がかかり送信遅延が発生することがあります。スパムメールとして処理されるケースもあるため、特にBCCで大量にメールを送る際には注意が必要です。

メールサーバーに負荷がかかると、他のメールの送信にも遅延が発生するおそれがあります。「重要なメールが相手に届かない」「約束の時間に送れなかった」など、ビジネスにおいて重大なミスに発展することもあるのです。

CC、BCCの必要性を考えるとともに、社内での情報共有はメール以外のツールを使用するのも1つの方法です。

 

返信の誤送信

TO、CC、BCCのそれぞれにアドレスが設定されている場合、返信をするのは基本的にTOで受信した方のみです。ただし、受信した方全員に返信を求める内容が書いてある場合、CCで受信した方も返信します。

BCCで受信した方は、返信しないのが基本です。BCCで「全員に返信」を選択して送信してしまうと、TOやCCの方には内緒でメールを共有していることが知られてしまいます。

例えば、TOに取引先のアドレス、BCCに社内メールのアドレスが設定されていた場合、BCCで受け取った方が社内メール宛に返信した内容が、取引先にも送られてしまうことがあるのです。

BCCで受信した方に求められるのは、あくまでもメール内容の共有のみ。返信やアクションは求められていません。

 

返信範囲があいまい

TOやCCで受信した方が返信する際、全員に返信するべきか、特定の人だけに返信するべきかがわからず、戸惑うことがあります。

誤って「全員に返信」機能を使ってしまうと、不要なメールが多数の人に送られ、混乱を招くかもしれません。メールの本文に誰からの返信が必要なのか、また「全員に返信」が必要かどうかを記載しましょう。

 

CC、BCCをビジネスメールで使いこなそう

TO、CC、BCCを正しく使うことは、ビジネスメールの基本です。宛先の設定ミスや返信方法の誤りにより、情報漏洩やメールサーバーへの負荷、相手との信頼関係の悪化など、さまざまなトラブルが発生することがあります。

どんなにビジネスメールに慣れている方でも、宛先の設定を誤ることがあります。メールを送信する際、本文だけではなく、アドレスの設定も見直すようにしましょう。