営業電話の断り方とは？ビジネスで使える例文と効果的な方法【新人でも安心】

営業電話には、丁寧かつ毅然とした態度で対応することが大切です。

たとえ不要な営業電話であっても、会社の代表として電話に出る以上、相手を不快にさせないように対応しなければなりません。また、不必要に会社の情報を伝えてしまうと、トラブルが発生することもあるため、注意が必要です。

営業電話の見極め方と断り方を知ることで、スムーズかつ適切に対応できるようになります。

 

営業電話の見極め方と質問事項

営業電話では、用件を伏せて担当者への取次ぎを依頼したり、会社の情報を聞き出そうとしたりすることがあります。

まずは、相手の会社名や用件を聞き出し、営業電話かどうかを見極めることが大切です。相手の話し方や電話口から聞こえてくる音も判断材料になります。

 

相手の社名、名前に聞き覚えがない

会社名や名前に聞き覚えがない場合、担当者への取次を依頼されても、まずは用件を確認します。名乗らずに取次を依頼してきたら、必ず会社名と名前を尋ね、聞き覚えがなければ用件を聞きましょう。取引の有無を聞くのも効果的です。

自分が知らない取引先の可能性もあるため、最初から営業電話だと疑わず、丁寧に対応しましょう。

 

担当者の名前を知らない

営業電話では、「人事ご担当の方をお願いします」「〇〇について詳しい方はいらっしゃいますか」など、担当者名を言わずに取次を依頼されることがあります。

担当者名を言わずに取次を頼まれた場合、「どちらの担当者とやり取りされていますか？」や「弊社の担当者をご存じでしょうか？」などと尋ねるとよいでしょう。

営業電話であるかどうか判断できない場合、保留にして担当者に相手の情報と用件を伝え、取次が必要かどうかを確認します。

 

会話を引き延ばそうとしている

必要以上にこちらの情報を聞き出そうとしたり、こちらに発言する隙を与えずに相手がしゃべり続けたりする場合、営業電話の可能性が高いです。

こちらが「案内は不要」だと伝えても、強引に話を続けるケースもあります。担当者の名前や在席時間を聞かれることもあるため、不必要に相手に情報を与えないように注意しましょう。

 

電話口が騒がしい

相手の電話口から他の人の話し声が聞こえてくる場合、営業電話の疑いがあります。社内で一斉に営業電話をかけていると考えられるからです。

電話口が騒がしく複数人の声が聞こえたら、営業電話を疑い、相手が一方的に話し始める前に社名や用件を聞き出すとよいでしょう。

 

【例文あり】営業電話の断り方・参考フレーズ

不要な営業電話であっても、なるべく相手が不快にならないように対応する必要があります。断り方が原因で、相手が激昂したり嫌がらせをされたりするおそれがあるからです。

例文を参考にして、落ち着いて丁寧に対応しましょう。

 

角が立たないフレーズで断る

営業電話を断る際、「いりません」「迷惑です」などとストレートに伝えるのはNGです。「せっかくですが」や「申し訳ございませんが」などのクッション言葉を使うことで、丁寧かつはっきりと断れます。

 

 

案内が不要であることを伝える

あいまいに「検討します」「またいつか」などと答えてしまうと、その後、何度も営業電話がかかってくる可能性が高いです。

相手の用件を聞いたうえで、クッション言葉を使いながらサービスや案内が不要であることを伝えます。

 

「会社の方針」を理由に断る

どんなに不要だと答えても、相手が電話を引き延ばすことがあります。営業電話であると確信したら、会社の決まりで一切お断りしていることを伝えるのが効果的です。

 

 

必要であればこちらから電話すると伝える

担当者が不在であると伝えても、何時に戻るのかを尋ねられることがあります。再度電話がかかってくる可能性が高いため、必要であればこちらから電話することを伝えます。その際、相手の連絡先を聞き出すとよいでしょう。

 

 

【NG】営業電話の間違った断り方

営業電話を断る際に避けたいのが、いわゆるガチャ切りをすること、そして曖昧な態度をとることです。どんなに断っても、相手にはこちらの電話番号などの情報が知られています。後日トラブルが発生しないよう、してはいけない対応について把握しておきましょう。

 

ガチャ切りや失礼な態度をとる

一方的に話をされたり、しつこく粘られたりすると、イライラして失礼な態度をとりたくなるかもしれません。しかし、会社の代表として応対している以上、話の途中で電話を切ったり乱暴な言葉づかいで話したりするのは避けなければなりません。

営業電話の対応は、社会人になると頻繁に経験します。自分自身が営業の電話をかける立場になることもありますので、丁寧に対応する習慣をつけましょう。

 

忙しさを理由に断る

電話を早く切りたい時、「今は忙しいので案内は不要です」「担当者が不在です」など、忙しさを理由に断ってしまうことがありますが、この対応だと高い確率で再度電話がかかってきます。電話がつながりやすい時間帯を尋ねられることもあるでしょう。

案内やサービスが不要であることや、会社の方針で一切断っていることを伝えたほうが効果的です。

 

担当者の名前を教える

営業電話では、担当者名のほか、担当部署名や担当者の在席時間、利用しているサービスなどを尋ねられることもあります。電話対応に慣れていないと、つい聞かれるまま答えてしまいがちですが、情報が悪用されるおそれがあるため、不必要にこちらの情報を話してはいけません。

相手からの質問が続く場合、こちらから「弊社の担当者をご存じですか」「そちらはどのような部署なのでしょうか」などと質問するのも1つの方法です。

 

営業電話を断る際に徹底すること3選

電話対応に慣れていないと、営業電話の断り方がわからず、慌ててしまうことがあります。断る隙がなく、なかなか電話が切れないこともあるでしょう。

新社会人や電話対応に苦手意識を持つ方は、次の3点を徹底することから始め、徐々に営業電話の断り方に慣れていきましょう。

 

相手の用件を聞き出す

ビジネスの電話では、電話をかけた方から名乗るのが基本です。相手が名乗らずに質問をしてきたり、担当者への取次を依頼してきたりした場合、営業電話の可能性が高いと判断しましょう。

相手が一方的に話し始める前に、会社名と名前、用件、取引の有無などを聞き出します。

 

不快にしない言葉遣い・態度を心がける

どんな内容であっても、会社にかかってきた電話には「会社の代表」として出るのが社会人の基本です。営業電話であるとわかると、声のトーンが下がったり、言葉遣いが悪くなったりしやすいため、感情的にならないように注意してください。

電話対応に慣れていないうちは、曖昧な返事をしてしまうこともあります。丁寧かつ毅然とした態度で対応し、角が立たないように電話を切るのが理想です。クッション言葉を使いながら、敬語で対応するようにしましょう。

 

こちらの情報を教えない

営業電話の目的には、サービスなどの案内のほか、情報収集も含まれています。教えた情報が悪用されることもあるため、質問に答えすぎないよう注意が必要です。

相手からの質問が続く場合、こちらから質問するのも1つの方法です。携帯電話からの営業電話であれば、会社の代表電話の番号や担当者とのアポイントの有無を確認した上で、断りの返事をするとよいでしょう。

 

営業電話のスムーズな断り方を身につけよう

営業電話の対応は、社会人にとって必要なスキルです。不要な営業電話の対応に手間取ってしまうと、業務が滞ったり、取引先からの電話に出られなかったりすることもあるため、スムーズに断るスキルが身につくと仕事が円滑に進みます。

対応が困難な場合や電話対応に慣れていない時期は、電話を保留にして上司や担当者に相談するのも1つの方法です。回数をこなしていくうちに少しずつ上手に対応できるようになりますので、本記事の内容を踏まえ自信を持って電話対応に臨みましょう。